Términos de Servicio

1. Objeto y definiciones

Los presentes Términos de Servicio ("Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma FlotaFácil ("el Servicio"), un software como servicio (SaaS) de gestión de flotas de vehículos titularidad de Daniel Arechavala Millán, con NIF 47284652X y domicilio en Calle Monte Sinaí 1, 28981 Parla (Madrid), España ("FlotaFácil" o "nosotros").

A los efectos de estos Términos:

• Cliente: persona física o jurídica que contrata el Servicio actuando en el marco de su actividad empresarial o profesional.
• Usuario: persona física que accede al Servicio dentro de una cuenta de Cliente (administrador, gestor, solo lectura o conductor).
• Contenido del Cliente: cualquier dato, fichero, imagen o información que el Cliente o sus Usuarios introducen en el Servicio (vehículos, documentos, gastos, conductores, posiciones GPS, etc.).
• Datos Personales: los términos definidos en el RGPD (Reglamento UE 2016/679) y la LOPDGDD.

El Servicio está dirigido exclusivamente a empresas y autónomos. No está destinado a consumidores en el sentido del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. Al registrarse, el Cliente declara contratar en el ejercicio de una actividad empresarial o profesional.

2. Descripción del servicio

FlotaFácil proporciona al Cliente acceso, mediante suscripción, a una plataforma web para:

• Gestión de vehículos: alta, edición, estado y asignación a conductores.
• Gestión documental de la flota con alertas de caducidad (ITV, seguros, permisos).
• Registro y análisis de gastos por vehículo.
• Mantenimientos preventivos con avisos por tiempo o kilómetros.
• Gestión del equipo con roles (administrador, gestor, solo lectura, conductor).
• Seguimiento GPS opcional de los vehículos con los límites del art. 89 LOPDGDD (ver Política de Privacidad).
• Notificaciones por email y push, y dashboard agregado.

El alcance exacto depende del plan contratado y está sujeto a la evolución continua del producto.

3. Registro y cuenta

Para utilizar el Servicio el Cliente debe crear una cuenta proporcionando datos veraces y actualizados. El Cliente es responsable de:

• La confidencialidad de las credenciales de acceso de sus Usuarios.
• Todas las actividades realizadas bajo cualquier cuenta asociada a su organización, incluidas las de Usuarios invitados.
• Notificarnos sin demora cualquier uso no autorizado o vulnerabilidad sospechada escribiendo a seguridad@flotafacil.es.

Se recomienda activar el segundo factor (2FA TOTP) en las cuentas con rol administrador, especialmente si se usa la integración con Stripe.

4. Periodo de prueba y planes

Al registrarse, el Cliente obtiene un periodo de prueba gratuito de 14 días con acceso completo al Servicio (limitado a 5 vehículos y 2 miembros de equipo). Concluido el periodo sin contratar un plan de pago, la cuenta pasa automáticamente a modo solo lectura: el Cliente mantiene el acceso a sus datos para consulta y exportación pero no puede crear ni modificar contenido hasta que contrate un plan.

Los precios vigentes, características y límites de cada plan están publicados en la página del producto y pueden actualizarse conforme a la cláusula 22.

5. Precios, pagos y facturación

• Los precios publicados se expresan en euros sin IVA salvo indicación en contrario. Al tratarse de un servicio B2B, se aplicará el IVA al tipo general vigente cuando corresponda.
• El Cliente autoriza a Stripe Payments Europe Ltd. a cobrar el importe del plan contratado en la fecha de renovación mediante el método de pago facilitado.
• FlotaFácil emitirá la factura correspondiente a través de Stripe y la pondrá a disposición del Cliente.
• En caso de impago, FlotaFácil podrá suspender la creación y modificación de contenido hasta regularizar la deuda (ver cláusula 13). Tras 30 días de impago podrá resolver el contrato.
• Los pagos ya satisfechos no son reembolsables salvo obligación legal en contrario o acuerdo escrito.

6. Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga a:

• Utilizar el Servicio únicamente para finalidades lícitas relacionadas con la gestión de su flota.
• Mantener actualizados los datos de facturación y de contacto.
• Cumplir con la normativa de protección de datos respecto a los terceros cuya información introduzca en la plataforma, especialmente sus conductores (ver cláusula 10 y Política de Privacidad §6 sobre el aviso previo en el GPS laboral).
• No compartir credenciales entre varios Usuarios físicos; cada Usuario debe tener su propia cuenta.
• Realizar copia propia de la información crítica mediante la función de exportación, sin perjuicio de los backups internos de FlotaFácil.

7. Uso aceptable y prohibiciones

El Cliente y los Usuarios no podrán:

• Acceder o intentar acceder a datos de otras organizaciones o Usuarios ajenos a su propia cuenta.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar extraer el código fuente del Servicio, salvo en la medida permitida imperativamente por la ley.
• Sondear, escanear o probar la vulnerabilidad del Servicio salvo que medie autorización escrita para un programa de divulgación responsable.
• Utilizar el Servicio para enviar contenido ilícito, vulnerar derechos de terceros, distribuir malware o realizar cualquier acción que pueda dañar o sobrecargar la infraestructura.
• Revender, sublicenciar o explotar comercialmente el Servicio sin autorización expresa.
• Evitar o intentar evitar los límites de uso del plan contratado.

8. Propiedad intelectual

FlotaFácil conserva todos los derechos sobre el software, la marca, el diseño, los logotipos, los textos, la documentación y cualquier otro elemento del Servicio. Estos Términos no transfieren al Cliente ningún derecho de propiedad intelectual más allá de la licencia limitada de uso descrita a continuación.

FlotaFácil concede al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible, limitada temporalmente a la vigencia del contrato y revocable en caso de incumplimiento, para acceder y utilizar el Servicio exclusivamente con la finalidad pactada.

9. Propiedad y licencia sobre el Contenido del Cliente

El Contenido del Cliente es en todo momento propiedad del Cliente. FlotaFácil no adquiere sobre él ningún derecho de propiedad.

Para poder prestar el Servicio, el Cliente concede a FlotaFácil una licencia limitada, no exclusiva y mundial para alojar, procesar, mostrar y transmitir su Contenido exclusivamente con la finalidad de operar el Servicio. Esta licencia se extingue cuando el contenido se elimina o cuando termina el contrato, salvo por los plazos mínimos de conservación legal (ver cláusula 17).

10. Protección de datos y encargo del tratamiento

Cuando el Cliente carga en el Servicio Datos Personales de terceros (conductores, contactos, etc.), el Cliente actúa como responsable del tratamiento y FlotaFácil como encargado. Se aplica el siguiente contrato de encargo, con los efectos del art. 28 RGPD:

• Objeto: prestación del Servicio conforme a estos Términos.
• Duración: la del contrato, más los plazos de supresión.
• Instrucciones: FlotaFácil tratará los Datos Personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente. Estos Términos y la configuración que el Cliente realice dentro del Servicio constituyen dichas instrucciones.
• Confidencialidad: el personal con acceso a los datos está sujeto a deber de confidencialidad.
• Medidas de seguridad: las descritas en la Política de Privacidad §11, adecuadas al riesgo conforme al art. 32 RGPD.
• Subencargados: FlotaFácil subcontrata el alojamiento, pagos y envío de emails a los proveedores listados en la Política de Privacidad §8. El Cliente autoriza con carácter general esa subcontratación y será informado con al menos 30 días de antelación de cualquier cambio de subencargado, pudiendo oponerse en ese plazo.
• Asistencia: FlotaFácil ayudará al Cliente a atender solicitudes de ejercicio de derechos y a cumplir las obligaciones de los arts. 32 a 36 RGPD, en la medida razonable y proporcionada.
• Brechas: FlotaFácil notificará al Cliente cualquier violación de seguridad sin dilación indebida tras tener conocimiento.
• Terminación del encargo: a la finalización, FlotaFácil devolverá o suprimirá los Datos Personales conforme a la cláusula 17, salvo obligación legal de conservación.

El tratamiento de los datos del propio Cliente y de sus Usuarios (cuando FlotaFácil actúa como responsable) se rige por la Política de Privacidad.

11. Confidencialidad

Cada parte se compromete a mantener la confidencialidad de cualquier información no pública de la otra a la que tenga acceso con motivo del contrato (datos técnicos, comerciales, estratégicos, del Contenido del Cliente), y a usarla solo en relación con la prestación o uso del Servicio. Este deber subsiste dos años tras la finalización del contrato y no afecta a la información que (i) sea pública sin culpa de la parte receptora, (ii) ya fuera conocida legítimamente o (iii) sea reclamada por requerimiento legal, en cuyo caso se notificará a la otra parte salvo prohibición legal.

12. Disponibilidad, soporte y mantenimiento

FlotaFácil desplegará esfuerzos razonables (best effort) para mantener el Servicio operativo 24 × 7. No se ofrece un SLA contractual con porcentajes garantizados de disponibilidad en esta fase; si el Cliente requiere un SLA específico deberá formalizarse en contrato aparte.

El soporte se presta por email en soporte@flotafacil.es en horario laboral español (lunes a viernes, excluidos festivos nacionales). El objetivo interno de respuesta inicial es de un día hábil.

FlotaFácil se reserva el derecho a realizar mantenimientos programados, preavisados cuando sea posible por email o mediante aviso en la plataforma, y mantenimientos urgentes por motivos de seguridad sin preaviso.

13. Suspensión del servicio

FlotaFácil podrá suspender el acceso al Servicio, total o parcialmente, con notificación previa cuando el plazo lo permita, en los siguientes supuestos:

• Impago que supere los 15 días naturales.
• Uso que vulnere la cláusula 7 o que comprometa la seguridad del Servicio o de terceros.
• Requerimiento legal vinculante.

La suspensión no equivale a resolución: el Cliente sigue vinculado por estos Términos hasta que se formalice la terminación conforme a la cláusula 16.

14. Garantías y limitación de responsabilidad

El Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad". En la máxima medida permitida por la ley aplicable, FlotaFácil no garantiza que el Servicio sea ininterrumpido, libre de errores o adecuado para un propósito específico del Cliente más allá del descrito en estos Términos.

FlotaFácil no responderá de daños indirectos, lucros cesantes, pérdida de datos, pérdida de negocio ni perjuicios consecuentes. La responsabilidad total acumulada de FlotaFácil frente al Cliente derivada de cualquier reclamación relacionada con el Servicio quedará limitada, en todo caso, al importe efectivamente pagado por el Cliente durante los 12 meses anteriores al hecho generador de la responsabilidad.

Las limitaciones anteriores no se aplican a supuestos en los que la ley imperativa impida su limitación (dolo, culpa grave, daños a la vida o a la integridad física, o responsabilidad derivada de la normativa de protección de datos frente al afectado).

15. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable del incumplimiento o retraso de sus obligaciones cuando obedezca a causas razonablemente ajenas a su control: fallos de proveedores de telecomunicaciones o alojamiento, ciberataques masivos a nivel de infraestructura, decisiones de autoridades, catástrofes naturales, conflictos laborales generalizados, pandemias o similares. La parte afectada lo comunicará sin demora y desplegará esfuerzos razonables para reanudar el cumplimiento.

16. Duración y terminación del contrato

El contrato se renueva automáticamente con cada periodo de facturación (mensual o anual según el plan) hasta que cualquiera de las partes lo termine.

• Terminación por el Cliente: en cualquier momento desde los ajustes de la cuenta o por email a contacto@flotafacil.es. El acceso se mantiene hasta el final del periodo de facturación ya pagado.
• Terminación por FlotaFácil por causa: en caso de incumplimiento sustancial del Cliente no subsanado en un plazo razonable tras requerimiento escrito (mínimo 15 días), con efecto inmediato si existe riesgo para la seguridad o una obligación legal lo impone.
• Terminación por FlotaFácil sin causa: con preaviso de 30 días al Cliente y reembolso prorrateado del periodo ya pagado no disfrutado.

17. Exportación y supresión de datos al terminar

Al terminar el contrato, por la causa que sea:

• El Cliente dispondrá de un periodo de 30 días naturales para exportar su Contenido desde la propia plataforma o mediante solicitud por email.
• Transcurrido ese plazo, FlotaFácil procederá a la supresión o anonimización del Contenido del Cliente de sus sistemas de producción, salvo lo que deba conservarse por obligación legal (por ejemplo datos de facturación durante 6 años conforme al Código de Comercio).
• Los backups se purgan conforme al ciclo de retención del proveedor de backups (30 días como máximo).

18. Notificaciones

Todas las notificaciones contractuales se considerarán válidamente realizadas por email:

• Del Cliente a FlotaFácil: a contacto@flotafacil.es.
• De FlotaFácil al Cliente: a la dirección de email del administrador principal registrada en la cuenta. Es responsabilidad del Cliente mantenerla actualizada.

19. Funcionalidades beta o experimentales

FlotaFácil puede poner a disposición del Cliente funcionalidades etiquetadas como "beta", "experimental" o "preview". Estas funcionalidades se ofrecen sin garantía, pueden ser retiradas o modificadas con o sin previo aviso y no generan derecho a reclamación por su falta de disponibilidad o estabilidad.

20. Cesión

Ninguna de las partes podrá ceder su posición contractual a un tercero sin el consentimiento escrito de la otra, salvo en caso de reestructuración, fusión, adquisición o venta de activos que afecte a la empresa, en cuyo caso bastará con notificación con preaviso razonable.

21. Modificación de los términos

FlotaFácil podrá modificar estos Términos para reflejar cambios normativos, nuevas funcionalidades o ajustes de negocio. Los cambios materiales se notificarán por email o mediante aviso visible en la plataforma con una antelación mínima de 30 días. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá terminar el contrato dentro de ese plazo. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor supondrá aceptación.

22. Acuerdo completo y nulidad parcial

Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y la Política de Cookies, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el Servicio y reemplazan cualquier comunicación o propuesta anterior. Si alguna cláusula fuera declarada nula o inaplicable, las demás mantendrán su plena eficacia y la parte nula será sustituida por aquella que más se aproxime a su finalidad original dentro del marco legal vigente.

23. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a los juzgados y tribunales de Madrid capital, España.

La versión española de estos Términos es la única vinculante; cualquier traducción se facilita a título meramente informativo.